Privatlivspolitik
for VI39 Gymnastik (Vallensbæk Gymnastik & Fitness)
Senest
redigeret d. 13-4-23
VI39
Gymnastiks dataansvar
Vi
behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der
kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af
en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun
behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime)
interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige
til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de
ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på de dataansvarlige
VI39 Gymnastik er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger
behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
CVR: 18518813
Website: www.vallensbeakgymnastik.dk
Kontaktperson: Formand Maja Ipsen
Adresse: Søholmvej 14, 2665 Vallensbæk Strand
Telefonnr.: 2233 2383
Mail: majaipsen@gmail.com
Kontaktperson: Fungerende kasserer
Jette Sjøberg
Adresse: Vallensbæk Stationstorv 54 A, 3. th.,
2665 Vallensbæk Strand
Telefonnr.: 2539 0326
Mail: jettesjberg@gmail.com
Ikke
bestyrelsesmedlem
Kontaktperson: Dataansvarlig og
medlemsadministrator Carsten Berg
Adresse: Kløverbo 55,
2665 Vallensbæk Strand
Telefonnr.: 2246 9065
Mail: carstenjberg@gmail.com
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
1) Medlemsoplysninger:
- Almindelige
personoplysninger:
o Registrerings-
og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, brugernavn
- Personoplysninger,
der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o CPR-nummer
o Helbredsoplysning
- skader
2) Oplysninger om ledere og trænere:
- Almindelige personoplysninger:
o Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
o Andre
oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o CPR-nummer
Oplysninger om
strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
Her
indsamler vi oplysninger fra
Normalt
får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
· Offentlige
myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
Foreningens
formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
· Foreningens
berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger
(interesseafvejningsreglen)
· At
det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
· Behandling
efter lovkrav
· Behandling
med samtykke
Formålene:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
· Foreningens medlemshåndtering, herunder
kontingentopkrævning
· Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
· Opfyldelse af lovkrav, herunder
folkeoplysningsloven
· Levering af varer og ydelser du har bestilt
· Administration af din relation til os
2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
· Håndtering af trænernes og ledernes hverv og
pligter i foreningen
· Overblik over og forbedring af erfaringer og
kompetencer, herunder kurser
· Opfyldelse af lovkrav
· Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner
og lignende
· Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I
det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af
interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede
(legitime) interesser som:
· Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
· Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
· Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
· Afholdelse af sociale arrangementer,
sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
· Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
· Videregivelse af dine almindelige
personoplysninger til specialforbund i DIF, til
GymDanmark samt til GymDanmarks landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang
i forbindelse med idrætsaktivitet
· Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer,
sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at
ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra
disse idrætsorganisationer
· Af praktiske og administrative hensyn
opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din
udmeldelse af foreningen
· Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for
børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
· Bevaring af oplysninger med historisk værdi
til statistik og lignende
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge,
foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via
informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt
13 år selv afgive samtykke.
Videregivelse af dine personoplysninger
I
forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om
deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og
trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem
af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til
markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi
har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi
behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder
eller træner eller som lønnet leder eller træner:
Medlemmer:
Vi
vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i
overensstemmelse med følgende kriterier:
· Af
praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige
medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af
foreningen
Ulønnede ledere og trænere:
Vi
vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i
overensstemmelse med følgende kriterier:
· Af
praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige
medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt
Lønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
· Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag,
skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
· Andre relevante oplysninger til opfølgning og
stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere
og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Du
har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler
personoplysninger om dig:
· Retten til at blive oplyst om behandlingen af
data
· Retten til indsigt i egne personoplysninger
· Retten til berigtigelse
· Retten til sletning
· Retten til begrænsning af behandling
· Retten til dataportabilitet (udlevering af
data i et almindeligt anvendt format)
· Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre
indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores
kontaktoplysninger finder
du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få
rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er
opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som
muligt.
Du kan altid indgive en klage til en
databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi
forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra
tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive
ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på
vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.